Trong hoạt động nhập khẩu, doanh nghiệp có thể ủy thác cho một đơn vị khác thực hiện việc nhập hàng theo thỏa thuận. Để xác định rõ hàng hóa, phạm vi công việc, chi phí và trách nhiệm của mỗi bên, việc ký kết hợp đồng là nội dung quan trọng trước khi triển khai. Bài viết dưới đây, Chí Anh sẽ chia sẻ cách làm hợp đồng ủy thác nhập khẩu, quyền và nghĩa vụ của các bên.
Hợp đồng ủy thác nhập khẩu là gì?
Hợp đồng ủy thác nhập khẩu là sự thỏa thuận giữa bên có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa và bên nhận thực hiện hoạt động nhập khẩu theo phạm vi công việc đã thống nhất.
Trong đó:
- Bên ủy thác: Là bên có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa và giao công việc cho bên nhận ủy thác.
- Bên nhận ủy thác: Là thương nhân thực hiện hoạt động nhập khẩu theo thỏa thuận và được hưởng phí ủy thác.
Tùy từng trường hợp, phạm vi ủy thác có thể bao gồm giao dịch mua hàng với nhà cung cấp nước ngoài, thực hiện các công việc liên quan đến nhập khẩu, nhận hàng và bàn giao hàng hóa cho bên ủy thác.
Vì vậy, hợp đồng cần thể hiện cụ thể bên nhận ủy thác phải thực hiện những công việc gì, mức phí bao nhiêu và quyền, nghĩa vụ của mỗi bên.
Vì sao phải làm hợp đồng ủy thác nhập khẩu?
Hoạt động nhập khẩu liên quan trực tiếp đến hàng hóa, tiền hàng, chi phí, chứng từ và trách nhiệm của nhiều bên. Nếu chỉ thỏa thuận chung chung, khi phát sinh vấn đề sẽ khó xác định trách nhiệm thuộc về bên nào.
Việc làm hợp đồng ủy thác nhập khẩu giúp:
- Xác định rõ hàng hóa cần nhập khẩu.
- Thống nhất số lượng, giá cả và yêu cầu chất lượng.
- Xác định phạm vi công việc được ủy thác.
- Thống nhất phí ủy thác và phương thức thanh toán.
- Phân định quyền và nghĩa vụ của mỗi bên.
- Quy định thời gian, địa điểm giao nhận hàng.
- Làm rõ cách xử lý khi hàng thiếu, sai hoặc không đạt yêu cầu.
- Tạo căn cứ xử lý khi một bên không thực hiện đúng thỏa thuận.
Đối với lô hàng có giá trị lớn, nhiều model hoặc yêu cầu kỹ thuật riêng, các điều khoản về hàng hóa và trách nhiệm của hai bên càng cần được mô tả cụ thể.
Quy định về ủy thác nhập khẩu
Trước khi ký hợp đồng, bên ủy thác và bên nhận ủy thác cần xác định hàng hóa có được phép nhập khẩu hay không, đồng thời thống nhất rõ quyền và nghĩa vụ của mỗi bên.
Hàng hóa được phép ủy thác nhập khẩu
Trước khi nhận ủy thác, cần kiểm tra chính sách áp dụng đối với hàng hóa cụ thể. Đối với hàng hóa thuộc diện cấm nhập khẩu hoặc tạm ngừng nhập khẩu thì không thực hiện nhập khẩu.
Trường hợp hàng hóa thuộc diện quản lý bằng giấy phép hoặc phải đáp ứng các điều kiện chuyên ngành, doanh nghiệp cần thực hiện những yêu cầu tương ứng trước hoặc trong quá trình nhập khẩu.
Vì vậy, trước khi làm hợp đồng ủy thác nhập khẩu, nên kiểm tra:
- Tên và mã hàng hóa.
- Chính sách nhập khẩu áp dụng.
- Yêu cầu về giấy phép nếu có.
- Điều kiện nhập khẩu đối với mặt hàng.
- Yêu cầu kiểm tra chuyên ngành nếu thuộc diện áp dụng.
Quyền và nghĩa vụ của bên ủy thác
Bên ủy thác có quyền yêu cầu bên nhận ủy thác thực hiện đúng những nội dung đã thống nhất, đồng thời được cung cấp thông tin liên quan đến quá trình thực hiện hợp đồng.
Bên ủy thác có trách nhiệm:
- Cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hóa.
- Cung cấp tài liệu cần thiết phục vụ quá trình nhập khẩu.
- Thanh toán tiền hàng theo thỏa thuận.
- Thanh toán phí ủy thác và các khoản chi phí thuộc trách nhiệm của mình.
- Phối hợp với bên nhận ủy thác khi cần xử lý các vấn đề phát sinh.
- Nhận hàng theo thời gian và địa điểm đã thống nhất.
Đặc biệt, yêu cầu về model, thông số kỹ thuật, chất lượng, xuất xứ hoặc quy cách đóng gói cần được bên ủy thác cung cấp rõ ràng.
Quyền và nghĩa vụ của bên nhận ủy thác
Bên nhận ủy thác có quyền yêu cầu bên ủy thác cung cấp những thông tin, tài liệu cần thiết để thực hiện công việc và được nhận phí ủy thác theo thỏa thuận.
Trong quá trình thực hiện, bên nhận ủy thác có trách nhiệm:
- Thực hiện hoạt động nhập khẩu theo đúng nội dung đã thống nhất.
- Thông báo những vấn đề phát sinh cho bên ủy thác.
- Thực hiện theo các yêu cầu hợp lý đã được hai bên thỏa thuận.
- Bảo quản hồ sơ, chứng từ và tài sản được giao.
- Bảo mật những thông tin cần thiết liên quan đến giao dịch.
- Bàn giao hàng hóa và chứng từ theo thỏa thuận.
- Phối hợp xử lý khiếu nại nếu hàng hóa phát sinh vấn đề.
Những nội dung trên nên được cụ thể hóa trong hợp đồng thay vì chỉ quy định chung về trách nhiệm của hai bên.
Mẫu làm hợp đồng ủy thác nhập khẩu
Dưới đây là mẫu hợp đồng ủy thác nhập khẩu theo quy định của pháp luật:
mau-hop-dong-uy-thac-nhap-khau
HỢP ĐỒNG ỦY THÁC NHẬP KHẨU
Số:……../HĐKTNK
Hôm nay ngày… tháng… năm… tại… chúng tôi gồm có:
BÊN ỦY THÁC
– Tên doanh nghiệp
…………………………………………………………………………..
– Địa chỉ trụ sở chính ……………………………………………………………………….
– Điện thoại……………………..… Telex……………………….. Fax…………………….
– Tài khoản số:……………………… mở tại ngân hàng………………….………………
– Đại diện là ông (bà) …………………………………. Chức vụ………………………….
– Giấy ủy quyền số………………….. (nếu thay giám đốc ký)
Viết ngày………….tháng……… năm………… Do…………. Chức vụ……..ký.
Trong hợp đồng này gọi tắt bên A
BÊN NHẬN ỦY THÁC
– Tên doanh nghiệp…………………………………………………………………………..
– Địa chỉ trụ sở chính ……………………………………………………………………….
– Điện thoại……………………..… Telex……………………….. Fax…………………….
– Tài khoản số:……………………… mở tại ngân hàng………………….………………
– Đại diện là ông (bà) …………………………………. Chức vụ………………………….
– Giấy ủy quyền số…………….. (nếu thay giám đốc ký)
Viết ngày…….. tháng………. năm……….. Do………. Chức vụ………ký
Trong hợp đồng này gọi tắt là bên B
Hai bên thống nhất thỏa thuận nội dung hợp đồng như sau:
Điều 1: Nội dung công việc ủy thác
1) Bên A ủy thác cho bên B nhập khẩu những mặt hàng sau đây:
| STT | Tên hàng | Đơn vị tính | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền | Ghi chú |
|
|
Cộng….
2) Viết bằng chữ …………………………………………………………………………………………………….
Điều 2: Giá cả
– Đơn giá mặt hàng là giá…… (qui định hoặc giá thỏa thuận với nước ngoài)
– Nếu giá cả có thay đổi bên B phải báo ngay cho bên A biết khi nắm được thông tin về giá để xử lý.
Điều 3: Quy cách, chất lượng hàng nhập khẩu
1) Bên B có trách nhiệm tìm nguồn hàng nhập khẩu theo yêu cầu về qui cách, phẩm chất và bao bì theo đúng nội dung đặt hàng của bên A như sau:
– Loại hàng thứ nhất: Yêu cầu phải….. (có thể ghi như mẫu)
– Loại hàng thứ 2:
– Loại hàng thứ 3: v.v…
2) Bên A được bên B mời tham dự giao dịch mua hàng với bên nước ngoài vào những ngày………
Bên B có trách nhiệm hướng dẫn cho bên A lựa chọn mua những loại hàng nhập với những điều kiện có lợi nhất cho bên A.
Điều 4: Thủ tục nhập khẩu hàng hóa
1) Bên A có trách nhiệm chuyển cho bên B những giấy tờ cần thiết sau:
– Quota hàng nhập khẩu.
– Xác nhận của ngân hàng ngoại thương… (nơi bên A mở tài khoản ngoại tệ) về khả năng thanh toán.
2) Bên B có trách nhiệm giao dịch với bên nước ngoài để nhập khẩu hàng hóa với điều kiện có lợi nhất cho bên A (chẳng hạn giá rẻ, chất lượng tốt, thời gian nhanh v.v…)
3) Bên A có trách nhiệm nhận hàng để được bên B nhập về tại địa điểm và thời gian do bên B thông báo khi hàng về.
Điều 5: Trả chi phí ủy thác
- a) Bên A có trách nhiệm thanh toán cho bên B chi phí ủy thác nhập khẩu gồm các mặt hàng sau:
1/ (Tên hàng) trả chi phí… đồng
2/ …………….. trả chi phí …. đồng
3/…….
4/…….
- b) Tổng cộng toàn bộ chi phí ủy thác mà bên A có trách nhiệm phài thanh toán cho bên B là:…
- c) Thống nhất thanh toán theo phương thức…
Điều 6: Trách nhiệm giải quyết khiếu nại với nước ngoài
1/ Trường hợp bên A đem hàng nhập khẩu về kho, trong vòng 30 ngày, khi mở bao bì phát hiện hàng không đúng phẩm chất, thiếu số lượng v.v…thì để nguyên trạng và mời ……………….. đến kiểm tra và lập biên bản công khai xác nhận tình trạng hàng nhập, gửi cho bên B làm cơ sở pháp lý đòi bên nước ngoài bán hàng bồi thường.
2/ Đối với bên B, khi nhận được văn bản xác nhận về hàng nhập cho bên A không đúng với yêu cầu đã cam kết với bên nước ngoài, phải tiến hàng ngay các biện pháp hạn chế tổn thất và chịu trách nhiệm liên hệ khiếu nại đòi bồi thường với bên nước ngoài trong thời hạn quy định là… ngày (tháng).
Điều 7: Trách nhiệm của các bên trong thực hiện hợp đồng
1/ Nếu bên nào để xảy ra vi phạm hợp đồng, một mặt phải trả cho bên bị vi phạm tiền phạt vi phạm hợp đồng từ 2% – 12% giá trị phần hợp đồng bị vi phạm, mặt khác còn phải bồi thường các thiệt hại xảy ra do lỗi vi phạm hợp đồng dẫn đến như: mất mát hư hỏng tài sản, những chi phí để ngăn chặn, hạn chế thiệt hại do vi phạm gây ra, tiền phạt do vi phạm hợp đồng khác với tiền bồi thường thiệt hại mà bên vi phạm đã phải trả cho bên thứ ba là hậu quả trực tiếp của sự vi phạm này gây ra.
2/ Bên A khi đưa ra những yêu cầu về tiêu chuẩn hàng cần nhập khẩu cho bên B không rõ ràng, cụ thể, bị bên nước ngoài đưa bán hàng hóa kém phẩm chất, lạc hậu về kỹ thuật và công nghệ, giá đắt… phải tự gánh chịu hậu quả. Nếu bên A cố tình không tới nhận hàng, sẽ bị phạt… % giá trị nhập hàng, còn bị bắt buộc phải nhận hàng và phải thanh toán toàn bộ các khoản phạt và bồi thường thiệt hại bên nước ngoài hoặc bên thứ ba vi phạm đưa ra.
3/ Bên B khi thực hiện các giao dịch để nhập khẩu hàng do bên A ủy thác mà có hành vi móc nối với bên nước ngoài, gây thiệt hại cho bên A hoặc không mời bên A dự đàm phán, giao dịch chọn hàng với bên nước ngoài, khi nhập hàng về lại gây sức ép bắt bên A nhận trong những điều kiện bất lợi cho bên A thì bên A có quyền không nhận hàng, nếu bên A đồng ý nhận hàng, bên B phải bồi thường mọi thiệt hại về chênh lệch giá hàng so với giá thực tế, bên B còn bị phạt tới… % tổng giá trị tiền ủy thác đã thỏa thuận.
4/ Trong trường hợp bên A đến nhận hàng chậm so với thời gian qui định, sẽ bị gánh chịu các khoản phạt do bên nhận chuyên chở, vận tải hàng hóa phạt và bồi thường chi phí lưu kho bãi, bảo quản hàng, cảng phí và các khoản phạt khác.
5/ Khi bên A có khiếu nại về hàng nhập mà bên B không làm hết trách nhiệm trong việc thụ lý và giải quyết các khiếu nại tới bên nước ngoài để có kết quả thực tế nhằm bảo vệ quyền lợi cho bên A, thì sẽ bị phạt… % giá trị tiền ủy thác, đồng thời phải gánh chịu những bồi thường về hàng hóa cho bên A thay cho bên nước ngoài đã bán hàng.
6/ Nếu bên A thanh toán cho bên nước ngoài chậm, gây thiệt hại cho uy tín và các hoạt động giao dịch khác của bên B với bên nước ngoài đó thì bên A phải gánh chịu các khoản phạt và bồi thường thay cho bên B khi bị bên nước ngoài khiếu nại, đồng thời còn phải thanh toán đủ các khoản tiền mua hàng nhập và tiền bị chậm trả do bên nước ngoài yêu cầu.
7/ Trường hợp thanh toán chi phí ủy thác nhập khẩu so với thời hạn quy định sẽ bị phạt theo lãi suất tín dụng quá hạn theo quy định hiện hành của Nhà nước là… % tổng giá trị chi phí ủy thác.
8/ Bên nào đã ký hợp đồng mà không thực hiện hoặc đơn phương đình chỉ thực hiện hợp đồng không có lý do chính đáng thì bị phạt vi phạm là… % tổng giá trị chi phí ủy thác và bồi thường các khoản phạt cùng các chi phí thực tế khác mà bên bị vi phạm có thể gánh chịu do hậu quả của sự vi phạm hợp đồng này do bên kia gây ra.
9/ Nếu xảy ra trường hợp có một bên đồng thời gây ra nhiều loại vi phạm, thì chỉ phải chịu một loại phạt có số tiền phạt ở mức cao nhất theo các mức phạt mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng này.
Điều 8: Thủ tục giải quyết tranh chấp trong hợp đồng
1/ Hai bên cam kết thực hiện nghiêm túc các điều khoản đã thỏa thuận, không được đơn phương thay đổi hoặc hủy bỏ hợp đồng.
2/ Hai bên cần chủ động thông báo cho nhau tiến độ thực hiện hợp đồng. Nếu có vấn đề bất lợi gì phát sinh, các bên phải kịp thời thông báo cho nhau biết và tích cực bàn bạc giải quyết trên cơ sở thỏa thuận, bình đẳng, cùng có lợi. (Cần lập biên bản ghi toàn bộ nội dung sự việc và phương pháp giải quyết đã áp dụng).
3/ Trường hợp các bên không tự giải quyết được thì mới đưa vụ tranh chấp ra Tòa án là cơ quan có đủ thẩm quyền giải quyết những tranh chấp trong hợp đồng này.
4/ Chi phí cho những hoạt động kiểm tra, xác minh và lệ phí tòa án do bên có lỗi chịu.
Điều 9: Các thỏa thuận khác (nếu cần)
Điều 10: Hiệu lực của hợp đồng
Hợp đồng này có hiệu lực từ ngày…/…/… đến ngày…/…/…
Hai bên sẽ tổ chức họp và lập biên bản thanh lý hợp đồng này vào lúc… giờ ngày… (Địa điểm do các bên tự thỏa thuận)
Hợp đồng này sẽ được làm thành… bản, có giá trị như nhau, mỗi bên giữ… bản. Gửi cơ quan… bản
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
Chức vụ Chức vụ
(Ký tên và đóng dấu) (Ký tên và đóng dấu)
Kết luận
Làm hợp đồng ủy thác nhập khẩu giúp xác định rõ hàng hóa, phạm vi công việc, chi phí, phương thức thanh toán cũng như quyền và nghĩa vụ của bên ủy thác và bên nhận ủy thác.
Trước khi ký, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ chính sách đối với mặt hàng nhập khẩu, mô tả chính xác hàng hóa và thống nhất rõ phí, thanh toán, giao nhận, khiếu nại và trách nhiệm khi xảy ra vi phạm. Mẫu hợp đồng có thể dùng để tham khảo cấu trúc nhưng cần điều chỉnh theo từng giao dịch thực tế.
