Trong hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế, chứng từ xuất nhập khẩu được sử dụng xuyên suốt từ khi hai bên thỏa thuận giao dịch, ký hợp đồng, vận chuyển hàng hóa cho đến khai báo hải quan, thanh toán và nhận hàng.
Mỗi loại chứng từ có chức năng và thời điểm sử dụng khác nhau. Việc nắm rõ bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì sẽ giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị hồ sơ, kiểm soát thông tin lô hàng và thuận tiện hơn trong quá trình xuất hoặc nhập hàng.
Chứng từ xuất nhập khẩu là gì?
Chứng từ xuất nhập khẩu là tập hợp các giấy tờ, tài liệu được lập và sử dụng trong quá trình mua bán, vận chuyển, thanh toán và thực hiện thủ tục đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.
Các chứng từ thường thể hiện những thông tin quan trọng như:
- Người bán và người mua.
- Tên, mô tả hàng hóa.
- Số lượng và trọng lượng.
- Đơn giá và tổng giá trị.
- Quy cách đóng gói.
- Phương thức vận chuyển.
- Điều kiện giao hàng.
- Xuất xứ hàng hóa.
Không phải mọi lô hàng đều sử dụng một bộ chứng từ giống nhau. Thành phần hồ sơ sẽ phụ thuộc vào loại hàng, phương thức vận chuyển, phương thức thanh toán và yêu cầu cụ thể của từng giao dịch.
Các loại chứng từ xuất nhập khẩu thường gặp
Trong thực tế có nhiều loại chứng từ khác nhau. Dưới đây là những giấy tờ thường gặp trong một bộ hồ sơ xuất nhập khẩu.
Hợp đồng ngoại thương – Sales Contract
Hợp đồng ngoại thương là văn bản thể hiện thỏa thuận mua bán hàng hóa giữa người bán và người mua trong giao dịch quốc tế.
Nội dung hợp đồng thường bao gồm:
- Thông tin người bán và người mua.
- Tên và mô tả hàng hóa.
- Số lượng, chất lượng.
- Đơn giá và tổng giá trị.
- Điều kiện giao hàng.
- Phương thức thanh toán.
- Thời gian giao hàng.
- Quyền và nghĩa vụ của các bên.
- Các thỏa thuận liên quan đến khiếu nại, tranh chấp.
Hợp đồng là cơ sở để các bên thực hiện những nội dung đã thống nhất trong giao dịch mua bán.
Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice
Commercial Invoice hay Invoice là hóa đơn thương mại do người bán phát hành cho người mua.
Các thông tin thường có trên Invoice gồm:
- Số và ngày hóa đơn.
- Người bán.
- Người mua.
- Tên và mô tả hàng hóa.
- Số lượng.
- Đơn giá.
- Tổng giá trị.
- Đồng tiền thanh toán.
- Điều kiện giao hàng.
Invoice là một trong những chứng từ quan trọng trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Thông tin trên hóa đơn cần được đối chiếu với hợp đồng và các giấy tờ khác của cùng lô hàng.
Phiếu đóng gói – Packing List
Packing List là chứng từ thể hiện chi tiết cách thức đóng gói của lô hàng.
Một Packing List thường có:
- Tên hàng.
- Số lượng hàng hóa.
- Số lượng kiện.
- Loại bao bì.
- Trọng lượng tịnh – Net Weight.
- Trọng lượng cả bì – Gross Weight.
- Kích thước hoặc thể tích kiện hàng.
Commercial Invoice tập trung vào giá trị thương mại, trong khi Packing List tập trung vào số lượng, trọng lượng và cách đóng gói hàng hóa.
Chứng từ này hỗ trợ quá trình kiểm tra, vận chuyển và giao nhận hàng.
Vận đơn – Bill of Lading
Bill of Lading (B/L) là chứng từ vận tải thường gặp đối với hàng hóa được vận chuyển bằng đường biển.
Vận đơn thường thể hiện:
- Shipper – người gửi hàng.
- Consignee – người nhận hàng.
- Notify Party – bên được thông báo.
- Tên tàu và số chuyến.
- Cảng xếp hàng.
- Cảng dỡ hàng.
- Mô tả hàng hóa.
- Số lượng kiện.
- Trọng lượng.
- Số container, số seal nếu có.
B/L có vai trò quan trọng trong quá trình vận chuyển và nhận hàng. Khi nhận vận đơn, cần kiểm tra thông tin để bảo đảm phù hợp với lô hàng và các chứng từ liên quan.
Đối với vận chuyển bằng đường hàng không, chứng từ vận tải thường sử dụng là Air Waybill (AWB).
Giấy chứng nhận xuất xứ
Certificate of Origin (C/O) là chứng từ thể hiện xuất xứ của hàng hóa.
C/O thường bao gồm:
- Người xuất khẩu.
- Người nhập khẩu.
- Thông tin hàng hóa.
- Số lượng hoặc trọng lượng.
- Thông tin vận chuyển.
- Xuất xứ hàng hóa.
- Tiêu chí xuất xứ.
Tùy từng thị trường và giao dịch mà mẫu C/O được sử dụng có thể khác nhau. Trong những trường hợp đáp ứng điều kiện tương ứng, C/O còn liên quan đến việc xem xét hưởng ưu đãi thuế quan.
Tờ khai hải quan
Tờ khai hải quan là chứng từ được sử dụng khi thực hiện thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu.
Thông tin trên tờ khai có thể bao gồm:
- Người xuất khẩu và nhập khẩu.
- Loại hình xuất nhập khẩu.
- Tên và mô tả hàng hóa.
- Mã HS.
- Số lượng, trọng lượng.
- Trị giá hàng hóa.
- Xuất xứ.
- Thông tin thuế.
- Thông tin vận chuyển.
Việc khai báo cần căn cứ vào hồ sơ và thông tin thực tế của lô hàng.
Giấy chứng nhận kiểm dịch
Một số loại hàng hóa có thể cần thực hiện kiểm dịch và bổ sung chứng từ tương ứng.
Tùy mặt hàng, có thể phát sinh chứng nhận kiểm dịch thực vật, động vật hoặc các giấy tờ liên quan.
Chứng từ kiểm dịch thường thể hiện thông tin về hàng hóa, người xuất khẩu, kết quả kiểm tra và xác nhận theo yêu cầu áp dụng.
Chứng từ bảo hiểm hàng hóa
Khi hàng hóa được mua bảo hiểm trong quá trình vận chuyển, bộ hồ sơ có thể có Insurance Certificate hoặc Insurance Policy.
Chứng từ bảo hiểm thường thể hiện:
- Người được bảo hiểm.
- Hàng hóa được bảo hiểm.
- Giá trị bảo hiểm.
- Hành trình vận chuyển.
- Phạm vi bảo hiểm.
- Điều kiện bảo hiểm.
Việc bên nào chịu trách nhiệm mua bảo hiểm phụ thuộc vào thỏa thuận giữa các bên và điều kiện giao hàng được áp dụng.
Giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu
Không phải mọi hàng hóa đều cần giấy phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Tuy nhiên, đối với những mặt hàng thuộc diện quản lý, doanh nghiệp có thể phải chuẩn bị giấy phép phù hợp.
Nội dung giấy phép có thể liên quan đến đơn vị được cấp phép, mặt hàng, số lượng, giá trị và thời hạn hiệu lực.
Doanh nghiệp cần xác định yêu cầu đối với mặt hàng trước khi tiến hành xuất hoặc nhập khẩu.
Tín dụng thư
Letter of Credit (L/C) được sử dụng trong giao dịch áp dụng phương thức thanh toán tín dụng chứng từ.
L/C thường quy định:
- Các bên tham gia.
- Số tiền và loại tiền.
- Thời hạn hiệu lực.
- Thời gian giao hàng.
- Thông tin hàng hóa.
- Bộ chứng từ phải xuất trình.
- Điều kiện thanh toán.
Khi thanh toán bằng L/C, việc chuẩn bị bộ chứng từ phù hợp với các điều kiện được quy định là nội dung cần đặc biệt chú ý.
Một số chứng từ xuất nhập khẩu khác thường gặp
Ngoài các chứng từ chính kể trên, trong quá trình xử lý một lô hàng còn có thể xuất hiện một số giấy tờ khác.
Hóa đơn chiếu lệ
Proforma Invoice (PI) thường được người bán lập trong giai đoạn trao đổi và xác nhận giao dịch.
PI có thể thể hiện tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng và phương thức thanh toán.
Đây thường là tài liệu để hai bên trao đổi và xác nhận các điều kiện trước khi giao dịch được triển khai chính thức.
Booking Confirmation
Booking Confirmation là xác nhận đặt chỗ vận chuyển hàng hóa.
Booking thường thể hiện lịch trình vận chuyển, cảng đi, cảng đến, tàu/chuyến, thời gian dự kiến và các thông tin liên quan đến container hoặc việc giao hàng.
Giấy báo hàng đến
Arrival Notice (A/N) là thông báo liên quan đến việc lô hàng chuẩn bị hoặc đã đến địa điểm đích.
Thông qua A/N, người nhận có thể nắm được thông tin lô hàng, lịch hàng đến và chuẩn bị những công việc cần thiết để nhận hàng.
Lệnh giao hàng
Delivery Order (D/O) là chứng từ liên quan đến quá trình giao nhận hàng tại nơi đến.
Sau khi hoàn thành các thủ tục cần thiết, người nhận sử dụng D/O cùng những giấy tờ liên quan để thực hiện việc nhận hàng.
Giấy chứng nhận hun trùng
Certificate of Fumigation là chứng nhận liên quan đến việc hàng hóa hoặc vật liệu đóng gói đã được xử lý hun trùng.
Chứng từ này có thể phát sinh đối với những loại hàng, bao bì hoặc thị trường có yêu cầu tương ứng.
Quy trình chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu
Bộ chứng từ không được hình thành cùng một thời điểm mà phát sinh trong từng giai đoạn của giao dịch. Vì vậy, doanh nghiệp cần chuẩn bị theo trình tự phù hợp với lô hàng.
Xác định chứng từ cần thiết
Trước tiên cần xác định rõ loại hàng, quốc gia xuất khẩu – nhập khẩu, phương thức vận chuyển, phương thức thanh toán và các yêu cầu liên quan.
Từ những thông tin này có thể xác định các loại chứng từ cần chuẩn bị cho lô hàng.
Chuẩn bị chứng từ giao dịch và thương mại
Ở giai đoạn đầu, người bán và người mua có thể sử dụng Proforma Invoice để trao đổi các điều kiện giao dịch, sau đó tiến hành ký hợp đồng ngoại thương.
Khi đơn hàng được triển khai, Commercial Invoice và Packing List được lập dựa trên thông tin của lô hàng.
Chuẩn bị chứng từ vận tải
Tùy phương thức vận chuyển, doanh nghiệp làm việc với hãng tàu, hãng hàng không hoặc đơn vị vận chuyển để chuẩn bị chứng từ phù hợp.
Đối với đường biển, quá trình này thường xuất hiện Booking và Bill of Lading. Khi hàng đến có thể tiếp tục phát sinh Arrival Notice và Delivery Order.
Chuẩn bị chứng từ phục vụ thủ tục xuất nhập khẩu
Căn cứ vào đặc điểm hàng hóa, doanh nghiệp chuẩn bị tờ khai hải quan và những chứng từ liên quan như C/O, giấy phép, kiểm dịch, bảo hiểm hoặc các giấy chứng nhận khác nếu cần.
Không phải tất cả các loại chứng từ đều bắt buộc đối với mọi lô hàng.
Hoàn thiện và lưu trữ bộ chứng từ
Trước khi sử dụng, cần đối chiếu thông tin giữa hợp đồng, Invoice, Packing List, vận đơn, C/O và những chứng từ có liên quan.
Sau khi hoàn thành lô hàng, các giấy tờ cần được tập hợp và lưu trữ để thuận tiện cho quá trình kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
Kết luận
Chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm nhiều loại giấy tờ được sử dụng ở các giai đoạn khác nhau của một giao dịch quốc tế. Những chứng từ thường gặp gồm hợp đồng ngoại thương, Commercial Invoice, Packing List, vận đơn, C/O, tờ khai hải quan, chứng từ bảo hiểm, giấy phép và các chứng nhận liên quan.
Tùy vào loại hàng hóa, phương thức vận chuyển, thanh toán và yêu cầu của từng giao dịch mà bộ chứng từ thực tế sẽ khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định đúng hồ sơ cần thiết cho từng lô hàng thay vì áp dụng một bộ chứng từ cố định.
