Trong hoạt động xuất nhập khẩu, nhiều doanh nghiệp có nhu cầu vận chuyển hàng hóa nhưng số lượng chưa đủ để đóng nguyên một container. Khi đó, gom hàng lẻ là giải pháp giúp tập hợp nhiều lô hàng nhỏ để vận chuyển chung, phù hợp với doanh nghiệp nhập hàng theo từng đợt hoặc có khối lượng hàng không quá lớn.
Vậy quy trình gom hàng lẻ được thực hiện như thế nào, mang lại lợi ích gì và chi phí vận chuyển được xác định ra sao? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Gom hàng lẻ là gì?
Gom hàng lẻ là quá trình tập hợp nhiều lô hàng có số lượng hoặc thể tích nhỏ của nhiều chủ hàng để ghép chung thành một lô lớn và vận chuyển trên cùng phương tiện.
Trong vận tải đường biển, hàng lẻ thường được gọi là LCL (Less than Container Load). Đây là hình thức phù hợp khi lượng hàng của một chủ hàng không đủ để sử dụng nguyên một container.
Thay vì thuê toàn bộ container, hàng hóa của nhiều chủ hàng được đưa về điểm tập kết, kiểm tra, phân loại và sắp xếp để đóng chung. Khi đến cảng đích, container được tháo hàng và phân chia lại thành từng lô để giao cho người nhận tương ứng.
Đối với hàng LCL đường biển, quá trình tập kết và khai thác hàng thường được thực hiện tại kho CFS (Container Freight Station).
Lợi ích của việc gom hàng lẻ
Tiết kiệm chi phí vận chuyển
Thay vì phải thuê toàn bộ container dù chỉ sử dụng một phần không gian, chủ hàng có thể ghép hàng cùng các lô khác.
Nhờ đó, hình thức này phù hợp với những đơn hàng nhỏ và giúp doanh nghiệp hạn chế chi phí không cần thiết khi chưa có nhu cầu vận chuyển nguyên container.
Linh hoạt với số lượng hàng hóa
Doanh nghiệp không nhất thiết phải chờ tích lũy đủ lượng hàng để đóng nguyên container mới tiến hành vận chuyển.
Các lô hàng nhỏ có thể được gửi theo từng đợt, giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong kế hoạch nhập hàng, xuất hàng và phân phối sản phẩm.
Tận dụng không gian container
Việc ghép nhiều lô hàng vào cùng một container giúp tận dụng không gian vận chuyển tốt hơn.
Các kiện hàng được sắp xếp dựa trên kích thước, trọng lượng và đặc điểm hàng hóa để phù hợp với quá trình đóng ghép và vận chuyển.
Phù hợp với các lô hàng nhỏ
Hình thức gom hàng đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, đơn vị mới bắt đầu xuất nhập khẩu hoặc doanh nghiệp thường xuyên nhập hàng với số lượng không lớn.
Đối với những lô hàng chưa đủ để sử dụng nguyên container, lựa chọn LCL giúp doanh nghiệp chủ động hơn về số lượng hàng trong mỗi lần vận chuyển.
Chi phí gom hàng lẻ
Giá cước gom hàng lẻ không có một mức cố định mà phụ thuộc vào từng lô hàng và tuyến vận chuyển. Trong đó, trọng lượng và thể tích là những thông tin quan trọng để đơn vị vận chuyển xác định chi phí.
Thể tích hàng hóa thường được tính theo CBM:
CBM = Chiều dài × Chiều rộng × Chiều cao
Kích thước cần được quy đổi về mét để tính thể tích theo m³. Nếu có nhiều kiện hàng, thể tích của các kiện được cộng lại để xác định tổng CBM.
Ngoài trọng lượng và thể tích, giá cước còn có thể phụ thuộc vào cảng đi, cảng đến, loại hàng, thời điểm vận chuyển và các dịch vụ đi kèm. Vì vậy, để nhận báo giá phù hợp, chủ hàng nên cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hóa và hành trình vận chuyển.
Quy trình gom hàng lẻ đầy đủ, chi tiết
Bước 1: Tiếp nhận thông tin và báo giá
Đầu tiên, chủ hàng cung cấp các thông tin cơ bản để đơn vị vận chuyển xác định phương án gom hàng.
Thông tin thường bao gồm:
- Tên hàng hóa.
- Số lượng kiện.
- Trọng lượng.
- Kích thước hoặc thể tích.
- Địa điểm gửi hàng.
- Địa điểm nhận hàng.
- Thời gian dự kiến vận chuyển.
- Yêu cầu đặc biệt nếu có.
Sau khi tiếp nhận thông tin, đơn vị gom hàng kiểm tra tuyến vận chuyển, lịch trình và đặc điểm lô hàng để báo giá.
Hai bên thống nhất chi phí, thời gian dự kiến, phương thức giao nhận và các yêu cầu liên quan trước khi tiến hành vận chuyển.
Bước 2: Tập kết hàng tại kho
Sau khi xác nhận phương án vận chuyển, hàng hóa được đưa đến kho tập kết theo thời gian đã thống nhất.
Đối với hàng LCL đường biển, các lô hàng thường được tập trung tại kho CFS. Hàng của nhiều chủ hàng có cùng tuyến vận chuyển sẽ được tập hợp để chuẩn bị đóng chung container.
Chủ hàng cần đóng gói hàng hóa chắc chắn và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để thuận tiện cho quá trình tiếp nhận và phân loại.
Bước 3: Kiểm tra và phân loại hàng hóa
Khi hàng đến kho, đơn vị tiếp nhận tiến hành kiểm tra số lượng kiện, trọng lượng, kích thước, thể tích và tình trạng bao bì.
Sau đó, các lô hàng được phân loại dựa trên đặc điểm thực tế. Việc phân loại giúp xác định cách bố trí hàng phù hợp khi đóng chung container.
Những kiện hàng nặng, cồng kềnh hoặc dễ vỡ cần được sắp xếp phù hợp để hạn chế va đập và ảnh hưởng đến các lô hàng khác trong quá trình vận chuyển.
Bước 4: Chuẩn bị chứng từ và thực hiện thủ tục
Song song với quá trình tập kết hàng, chủ hàng và đơn vị cung cấp dịch vụ chuẩn bị các chứng từ cần thiết.
Tùy từng lô hàng, hồ sơ có thể bao gồm:
- Commercial Invoice.
- Packing List.
- Tờ khai hải quan.
- Vận đơn.
- Chứng nhận xuất xứ nếu có.
- Chứng từ kiểm dịch, hun trùng hoặc giấy phép đối với hàng hóa có yêu cầu.
Bộ chứng từ cần chuẩn bị sẽ phụ thuộc vào mặt hàng và yêu cầu của từng lô hàng, không phải trường hợp nào cũng sử dụng đầy đủ các giấy tờ trên.
Bước 5: Gom và đóng hàng vào container
Khi các lô hàng đã được tập kết và sẵn sàng vận chuyển, đơn vị gom hàng tiến hành bố trí chúng vào cùng một container.
Đây là công đoạn quan trọng trong quy trình gom hàng lẻ. Hàng hóa cần được sắp xếp dựa trên trọng lượng, kích thước và đặc tính của từng kiện để tận dụng không gian nhưng vẫn thuận tiện cho quá trình vận chuyển.
Sau khi hoàn tất việc đóng ghép, container được chuẩn bị để đưa đến cảng và vận chuyển theo lịch trình.
Bước 6: Vận chuyển hàng đến điểm đích
Container chứa các lô hàng lẻ được đưa lên phương tiện vận chuyển và di chuyển đến cảng đích theo hành trình đã xác định.
Trong giai đoạn này, nhiều lô hàng của các chủ hàng khác nhau được vận chuyển chung trong một container.
Chủ hàng có thể theo dõi lịch trình để chủ động chuẩn bị các công việc cần thiết khi hàng đến.
Bước 7: Tách hàng và giao cho người nhận
Khi container đến điểm đích, hàng được đưa về khu vực khai thác để tháo dỡ và phân chia lại theo từng lô.
Các kiện hàng được đối chiếu với thông tin giao nhận để bảo đảm đúng số lượng và đúng người nhận.
Sau khi hoàn thành các thủ tục cần thiết, hàng có thể được nhận tại địa điểm quy định hoặc tiếp tục vận chuyển đến kho, cửa hàng, nhà máy hay địa chỉ của người nhận theo thỏa thuận.
Chí Anh Logistics – Đơn vị vận chuyển uy tín tại Việt Nam
Đối với doanh nghiệp thường xuyên xuất nhập khẩu những lô hàng có số lượng nhỏ, lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp giúp quá trình gom và giao nhận hàng hóa thuận tiện hơn.
Chí Anh Logistics cung cấp dịch vụ vận chuyển và gom hàng lẻ, hỗ trợ khách hàng từ khâu tiếp nhận thông tin, tư vấn phương án vận chuyển đến quá trình tập kết, làm thủ tục và giao nhận hàng hóa.
Tùy theo từng lô hàng, khách hàng được tư vấn dựa trên loại hàng, số lượng, trọng lượng, thể tích, điểm đi và điểm đến. Qua đó có thể lựa chọn phương án vận chuyển phù hợp với nhu cầu thực tế.
Khi có nhu cầu gửi hàng lẻ, khách hàng nên chuẩn bị trước các thông tin về tên hàng, số kiện, kích thước, trọng lượng và tuyến vận chuyển để Chí Anh Logistics kiểm tra và báo giá cụ thể.
Kết luận
Quy trình gom hàng lẻ thường gồm các bước tiếp nhận thông tin, tập kết hàng, kiểm tra và phân loại, chuẩn bị chứng từ, đóng ghép container, vận chuyển đến điểm đích, tách hàng và giao cho người nhận.
Hình thức này phù hợp với những lô hàng có số lượng hoặc thể tích chưa đủ để sử dụng nguyên container, giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong kế hoạch vận chuyển và tối ưu chi phí đối với các lô hàng nhỏ.
