Thông tư hướng dẫn xuất nhập khẩu ủy thác là căn cứ quan trọng giúp doanh nghiệp hiểu rõ quy định, trách nhiệm và cách thực hiện khi thuê đơn vị khác đứng tên thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu. Trong bối cảnh các thủ tục hải quan, thuế và hồ sơ thương mại ngày càng được kiểm soát chặt chẽ, việc nắm bắt đúng quy định mới nhất năm 2026 giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, tránh phát sinh chi phí và đảm bảo quá trình giao dịch diễn ra thuận lợi.
Đối tượng được phép thực hiện xuất nhập khẩu ủy thác.
Bên ủy thác (Người ủy thác): Là tổ chức hoặc cá nhân trong nước có nhu cầu xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa. Điểm đặc biệt là bên ủy thác không nhất thiết phải có tư cách thương nhân. Họ có thể là các doanh nghiệp chưa có đủ kinh nghiệm thương mại quốc tế, hoặc cá nhân cần nhập/xuất hàng phục vụ mục đích hợp pháp nhưng không có chức năng xuất nhập khẩu trực tiếp.
Bên nhận ủy thác (Người nhận ủy thác): Khác với bên ủy thác, bên nhận ủy thác bắt buộc phải là doanh nghiệp, thương nhân được thành lập hợp pháp. Đồng thời, đơn vị này phải đăng ký ngành nghề kinh doanh phù hợp với mặt hàng được nhận ủy thác. Nếu ký hợp đồng nhận ủy thác mặt hàng nằm ngoài phạm vi hoạt động của mình, hợp đồng đó có rủi ro bị tuyên bố vô hiệu.
Căn cứ pháp lý về xuất nhập khẩu ủy thác
Luật Thương mại 2005
Luật Thương mại 2005 (Luật số 36/2005/QH11) là văn bản gốc quy định bản chất cốt lõi của hoạt động này. Cụ thể, từ Điều 155 đến Điều 165 của Luật quy định về dịch vụ ủy thác mua bán hàng hóa. Khái niệm, hình thức hợp đồng (bắt buộc lập bằng văn bản), quyền và nghĩa vụ liên đới của bên ủy thác và bên nhận ủy thác đều tuân thủ nghiêm ngặt theo các chương mục này.
Luật Quản lý ngoại thương
Luật Quản lý ngoại thương 2017 đóng vai trò điều chỉnh hành vi thương mại quốc tế của các chủ thể. Văn bản này quản lý các biện pháp quản lý ngoại thương, hạn ngạch, cấp phép, và kiểm tra chuyên ngành liên quan trực tiếp đến hàng hóa dịch chuyển qua biên giới, bao gồm cả luồng hàng đi theo diện ủy thác.
Nghị định và văn bản hướng dẫn liên quan
- Nghị định số 69/2018/NĐ-CP: Quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý ngoại thương, làm rõ các danh mục hàng hóa cấm xuất nhập khẩu, hàng hóa xuất nhập khẩu theo giấy phép hoặc theo điều kiện.
- Nghị định số 08/2015/NĐ-CP và Nghị định số 59/2018/NĐ-CP: Điều chỉnh chi tiết về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan. Trong đó, quy định rõ ràng ai là “người khai hải quan” khi thực hiện hoạt động ủy thác.
Thông tư hướng dẫn xuất nhập khẩu ủy thác mới nhất
Các quy trình thủ tục thực tế được hướng dẫn bởi các thông tư hướng dẫn xuất nhập khẩu – Thông tư của Bộ Tài chính:
- Thông tư số 38/2015/TT-BTC và sửa đổi bổ sung bởi Thông tư số 39/2018/TT-BTC: Quy định cụ thể về thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.
- Về hạch toán kế toán, việc xử lý nghiệp vụ ủy thác tuân thủ theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư số 133/2016/TT-BTC tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp.
Các quy định về thuế và hải quan áp dụng
Hoạt động này chịu sự quản lý trực tiếp từ các luật thuế hiện hành: Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu; Luật Thuế giá trị gia tăng (GTGT) và Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14. Doanh nghiệp nhận ủy thác sẽ đứng tên trên tờ khai hải quan nhưng nghĩa vụ nộp thuế cuối cùng và quyền lợi thụ hưởng phần lớn thuộc về bên ủy thác.
Điều kiện thực hiện xuất nhập khẩu ủy thác
Để một thương vụ ủy thác xuất nhập khẩu diễn ra hợp pháp, cả hai bên chủ thể và đối tượng hàng hóa phải đáp ứng các điều kiện tiên quyết sau:
Điều kiện đối với bên ủy thác
- Có nhu cầu xuất/nhập khẩu hàng hóa hợp pháp vào Việt Nam hoặc ra nước ngoài.
- Ký kết hợp đồng ủy thác bằng văn bản (hoặc hình thức điện tử tương đương) với bên nhận ủy thác.
- Cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin, tài liệu, chứng từ kỹ thuật và nguồn tài chính cần thiết để bên nhận ủy thác thực hiện công việc.
Điều kiện đối với bên nhận ủy thác
- Là thương nhân (doanh nghiệp) được thành lập hợp pháp theo pháp luật Việt Nam.
- Ngành nghề kinh doanh đăng ký phải phù hợp với mặt hàng nhận ủy thác.
- Đủ năng lực thực hiện các quy trình khai báo hải quan, thanh toán quốc tế và làm việc với các cơ quan quản lý chuyên ngành.
Các mặt hàng được và không được phép ủy thác
- Mặt hàng được phép ủy thác: Tất cả các mặt hàng lưu thông hợp pháp, không nằm trong danh mục cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu của Nhà nước. Đối với mặt hàng xuất nhập khẩu có điều kiện hoặc phải xin giấy phép, bên ủy thác hoặc bên nhận ủy thác phải có được giấy phép của cơ quan thẩm quyền trước khi làm thủ tục.
- Mặt hàng không được phép ủy thác: Hàng hóa nằm trong danh mục cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu (ví dụ: vũ khí, chất ma túy, văn hóa phẩm độc hại, động thực vật hoang dã quý hiếm…).
Quy định về thuế trong xuất nhập khẩu ủy thác
Thuế và hóa đơn là phần phức tạp nhất trong nghiệp vụ ủy thác. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các quy định cốt lõi sau:
Thuế giá trị gia tăng (GTGT)
- Đối với nhập khẩu ủy thác: Hàng hóa nhập khẩu ủy thác vẫn phải chịu thuế GTGT hàng nhập khẩu tại cửa khẩu. Bên nhận ủy thác sẽ nộp thay khoản thuế này cho cơ quan hải quan dựa trên thông báo thuế. Sau đó, khoản thuế GTGT này sẽ được cấn trừ/kê khai hoàn trả giữa hai bên dựa trên chứng từ nộp thuế hải quan và hóa đơn trả hàng nhập khẩu ủy thác.
- Đối với xuất khẩu ủy thác: Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu ủy thác sẽ được khấu trừ hoặc hoàn thuế nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về tờ khai hải quan, hợp đồng ủy thác và chứng từ thanh toán qua ngân hàng đúng quy định (theo Thông tư số 219/2013/TT-BTC và các văn bản sửa đổi).
Thuế xuất khẩu và nhập khẩu
Nghĩa vụ nộp thuế xuất khẩu, nhập khẩu thuộc về lô hàng. Người nhận ủy thác thực hiện mở tờ khai, tính thuế và có trách nhiệm nộp khoản thuế này vào ngân sách nhà nước bằng nguồn vốn do bên ủy thác giao. Tiền thuế này không tính vào chi phí hay doanh thu mua hàng của bên nhận ủy thác mà là khoản hộ chi.
Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)
- Bên nhận ủy thác: Chỉ tính vào doanh thu tính thuế TNDN phần thù lao ủy thác (phí dịch vụ) được hưởng theo thỏa thuận trong hợp đồng. Toàn bộ giá trị lô hàng xuất/nhập khẩu không được coi là doanh thu hay chi phí của bên nhận ủy thác.
- Bên ủy thác: Giá trị lô hàng mua vào (nhập khẩu) hoặc bán ra (xuất khẩu) cùng với phí thù lao ủy thác trả cho bên nhận ủy thác sẽ được hạch toán trực tiếp vào doanh thu/chi phí hợp lý để tính thuế TNDN của bên ủy thác.
Xuất hóa đơn trong hoạt động ủy thác
Theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử:
- Khi nhận hàng nhập khẩu ủy thác đã thông quan, bên nhận ủy thác phải lập hóa đơn điện tử để trả lại hàng cho bên ủy thác.
- Trên hóa đơn này, bên nhận ủy thác ghi rõ giá trị thực tế nhập khẩu (theo tờ khai hải quan), tiền thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu (nếu có).
- Đối với thù lao ủy thác dịch vụ, bên nhận ủy thác phải lập một hóa đơn điện tử riêng (hoặc gộp chung nhưng tách dòng rõ ràng) ghi nhận doanh thu dịch vụ và thuế GTGT của thù lao ủy thác.
Kê khai và hạch toán chi phí ủy thác
- Bên nhận ủy thác: Sử dụng các tài khoản ngoài bảng hoặc tài khoản trung gian để theo dõi tiền và hàng nhận giữ hộ (không đưa vào tài khoản mua hàng/bán hàng thông thường như 156, 511). Chỉ hạch toán vào doanh thu tài khoản 511 đối với phần phí dịch vụ ủy thác.
- Bên ủy thác: Căn cứ vào hóa đơn trả hàng, chứng từ nộp thuế của bên nhận ủy thác cung cấp để hạch toán tăng giá trị hàng hóa nhập kho (Tài khoản 151, 152, 156…) và kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào tương ứng.
Tóm lại, việc hiểu và áp dụng chính xác các quy định pháp lý, đặc biệt là các thông tư hướng dẫn xuất nhập khẩu hiện hành giúp doanh nghiệp vận hành chuỗi cung ứng một cách suôn sẻ. Hoạt động ủy thác xuất nhập khẩu dù mang lại nhiều lợi thế về tối ưu nhân lực và chi phí, nhưng chỉ thực sự phát huy khi cả bên ủy thác và bên nhận ủy thác luôn chủ động cập nhật những thay đổi từ cơ quan quản lý.
Tham khảo ngay: Dịch vụ ủy thác nhập khẩu trọn gói uy tín, chi phí minh bạch tại Chí Anh
